湖南铁路科技职业技术学院会议管理办法

第一条 总则

1.为进一步加强和规范学院院会议管理，根据株洲市株财发〔2018〕27号有关文件精神，结合学院实际，制定本办法。

2.本办法适用于学院各职能部门、二级学院、教学课部等二级机构。

3.学院会议应该坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量、会期、规模，规范会务工作和会议费管理。

4.学院会议实行分类管理、分级审批。

5.会议费纳入党政办公室年度预算，专项会议实行单独预算。

第二条 会议分类

1.一类会议:全院性会议,会议规模超100人，或有厅级领导、院士、知名专家等出席的会议，如党代会、教代会、工代会，教职工大会、先进表彰大会等。大型活动、项目展示推进会、启动式、年度联欢晚会等；南方职教集团年会等由学院主办或承办的上级部门或社会团体委托的会议，或有市级以上领导参加的会议等。

2.二类会议:党委会、院长办公会、党政领导联席会、党委中心组学习会和领导班子民主生活会、中层以上干部会议；校外交流会议,如国际交流会、校际交流会、校企合作会等。

3.三类会议：职能部门、二级学院等组织召开的会议,如工作例会、专题讲座、专项工作(领导)小组工作会、协调会、研讨会、评估考核、开学（毕业）典礼等。或由职能部门、二级学院承办的上级部门或社会团体委托的技能竞赛、业务会议等。

第三条 会议的申请与审批

1.一类会议：由学院党委、行政审批。

2.二类会议：由党委会、院长办公会、党政领导联席会按有关规定的程序审批；其他二类会议分别由党政办公室、组织人事处及有关业务部门提出申请，经主管院领导批准后进行筹备工作。

3.三类会议：由职能部门提出申请（会议名称，主要内容，时间，参会人员等），经主管院领导或部门负责人批准后召开。

第四条 会务工作

会务工作包括会前筹备、会议资料的准备、会议室布置、签到、记录、草拟会议纪要、宣传报道及安全保卫等工作。

1.大型会议需成立会议筹备领导小组，制定专项工作方案。会议筹备领导小组组长一般由院领导担任;领导小组下设机构一般有会务组、宣传组、保卫组、后勤组等。

2.学院召开的常规性会议(如党委会、院长办公会等)，由学院党政办公室负责会务工作。

3.部门组织的涉及多个处室参加的各类会议，由召集部门负责会议通知、会议资料等具体会务事宜，学院党政办公室协助做好会议室安排、会中服务等工作。

第五条 会议室管理

1.办公楼1楼会议室、309、311、907以及图书馆学术报告厅，由学院党政办公室统一管理、统筹安排使用；信息中心负责会议室音响话筒等多媒体设施的维修、更新与保养。

2.会议室申请流程：点击钉钉软件中“工作台”→“有成会议”→点击“预定”→根据参会人数选择会议室→选择会议时间段→填写参会人员、会议主题、会议描述（会议主要内容）→基础配置、会议服务等内容→发起会议。党政办公室根据实际情况安排会议室，如与学院会议发生冲突的，应遵循小会服从大会原则。

2.会议室公共设施，未经同意，不得私自搬动或挪用会议室设施设备。

第六条 会议纪律

1.严格考勤制度。参会人员须按会议通知时间提前5分钟到达会场，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，不能参加会议应提前向会议组织者请假，并在获得准许的情况下，安排其他人员出席、列席。

2.严格遵守纪律。参会人员要自觉维护会场秩序，不得随意离开会场，如有特殊情况需在会议期间退场的，需经会议组织者批准后方可离开。进入会场要自觉将手机关闭或调整到静音状态，会中不得来回走动、交头接耳、高声接听和拨打手机等，不得从事与会议无关的事情。

3.会议通常应当限时，无特殊情况应按时结束。发言应遵守时限，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

4.当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。

第七条 附则

1.以上会议如有费用产生，其开支范围、标准和报销的管理办法参照《株洲市市直机关会议费管理办法》（株财发〔2018〕27号）执行。

2.本办法由学院党政办公室负责解释，自发布之日起开始施行。