湖南铁路科技职业技术学院合同管理办法

第一章  总则

第一条 为规范湖南铁路科技职业技术学院（以下简称“学院”）合同管理和办学行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所称的合同，是指学校作为独立的民事 主体在民事活动中与其他平等主体的自然人、法人、其他组 织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。特定合同类型有特殊管理规定的，从其规定。

第三条 学校合同分为经济类合同和非经济类合同。学校与其他民事主体签订的物资（服务）采购、基建（修缮）工程、借贷租赁、图书教材出版、印刷广告、联合办学、技术合作以及其他涉及经济行为的合同（或协议）为经济类合同；其他非涉及经济行为的合同（或协议）为非经济类合同。

第四条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一原则，实行统一监督指导、分类归口管理、分级审批、各负其责的制度。

第五条 学校对外签订合同必须取得法定代表人的授权。各部门、二级学院不得以其名义对外签订合同。对外合同均以“湖南铁路科技职业技术学院”名义签订。

第六条 合同管理是指学校对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

第二章  合同管理职责

第七条 合同综合管理（含档案管理）部门设在党政办公室。

第八条 合同综合管理部门在合同管理中履行以下职责：

（一）组织制定合同管理办法；

（二）协调学校法律顾问做好合同合法性审查工作；

（三）对合同订立和履行过程中相关法律事务执行咨询论证；

（四）合同授权委托书（附件1）的管理和使用；

（五）合同专用章、学校公章和学校法定代表人签字章的使用；

（六）对学校所有对外签订的合同进行分类编号、登记、存档。

第九条 合同承办部门（科研项目为项目负责人）在合同管理中履行以下职责：

（一）承办部门起草或填写合同，应保证合同条款的真实性、全面性、措词的准确性，按本办法的规定在合同会签表上注明相应的内容，合同的主要条款必须与合同对方协商一致。负责审核合同项目的市场调查、信息收集与分析、调查合同相对人的主体资格、资信状况、履约能力、合同事项的真实性、可行性等基础工作；

（二）确认合同事项等已经过相关程序批准并提供依据；

（三）指定合同承办人，按有关规定确定合同对方当事人，对其进行资信调查，并对资信调查结果负责，保管其资信证明文件；

（四）组织合同谈判，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等工作人员参与谈判，必要时可聘请校外专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管；

（五）发起合同审核会签流转，负责完成合同签订流程；

（六）负责根据相关部门领导及校领导会签意见，逐条修改合同内容，确保需盖章的合同文本准确；

（七）组织合同履行；

（八）处理合同争议及协助办理合同纠纷案件；

（九）负责本部门所承办合同的统计、分析、保管、归档；

（十）根据国家或地方政府部门有关规定办理合同备案手续；

（十一）依本办法规定履行与其业务相关的其他合同管理职责。

合同承办部门不得指定临时借用人员、劳务派遣人员、校聘合同制人员作为合同承办人。

第十条 资产管理处按学校采购工作管理办法负责学校有关经济事项的采购工作。凡是纳入学校资产管理处统一采购的项目，由资产管理处协同承办部门按有关规定生成合同文本后，由承办部门负责办理合同审批流程。合同签订后，承办部门和归口管理部门负责跟踪合同的验收和履行情况。合同相关文本资料原件由资产管理处统一管理后按程序归档，并交党政办公室存档。

第十一条 计划财务处在合同管理中履行以下职责：

（一）审核合同资金是否纳入预算、财务收支是否符合有关规定等事项；

（二）按照合同约定办理合同款项收支与税费缴纳等事项；

（三）审核合同履行的财务方面可行性条款，重点把握合同项目中结算方式与付款进度等内容；

（四）按本办法规定履行与其业务相关的其他合同管理职责。

第十二条 审计处在合同管理中履行以下职责：

（一）重点审核合同主体的合法性、合同条款的合理性及完整性；

（二）根据实际需要对合同事项实施审计监督，提出审计意见或建议；

（三）参与处理合同纠纷案件，参与处理合同争议；

（四）按本办法规定履行与其业务相关的其他合同管理职责。

第十三条 归口管理部门负责各自业务范围内合同审核和管理工作。业务归口部门按照职能部门职责范围进行划分,如部门职责调整则业务归口相应调整。

第十四条 学校成立合同审查小组，必要时负责对重大合同进行审查。合同审查小组成员由审计处、党政办公室、计划财务处、资产管理处、承办部门负责人和学校法律顾问组成，审计处处长任审查小组组长。合同审查小组职责主要包括：

（一）对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行 会审；

（二）对标准合同范本进行审定。

第三章  合同审批与签订

第十五条 合同文本有国家标准文本的，应采用国家标准合同文本。没有国家标准合同文本的，归口管理部门可以制定学校标准合同文本，并经合同审查小组审定，送党政办公室、审计处备案。

第十六条 合同签订时应注意以下事项：

（一）合同条款完整、齐备、确定，双方的权利义务明确。项目部门可以按需参照各类合同的示范文本订立合同。合同的条款按照民法典的相关规定：1.合同各方的名称或者姓名和住所；2.标的；3.数量；4.质量；5.价款或者报酬；6.履行期限、地点和方式；7.违约责任；8.解决争议的方法。

（二）合同条款须响应采购文件的要求，对采购文件中实质性的条款不能作出修改。

（三）为防范市场风险，应尽量采取先收货、后付款的方式，在验收货物时，要按学校有关验收规定，组成验收小组，对合同标的的数量、型号和质量等进行认真核对检查，并签署验收意见，在确保对方完全履行合同后，才可如数付款。否则，因此造成的损失，学校将追究承办部门负责人和承办人的责任。

第十七条 合同文本完成后，承办部门应当按流程进行合同审批。经济类合同需由承办部门事先通知审计处、计划财务处、资产管理处参加合同项目的论证、考察、招标投标、合同谈判等工作。重大合同项目需提供以下材料：

（一）合同相对方当事人资质的说明或证明；

（二）项目立项资料，资金落实文件；

（三）需论证的项目需附上论证报告；

（四）招标项目需附上招投标文件、招标结果通知等相 关材料；

（五）需招标而未招标的项目需附上相关审批立项文件。

第十八条 审核部门原则上在收到合同审批表及合同文本后的两个工作日内完成审核。合同承办人应当根据审核部门的反馈意见对合同文本进行修改。不能取得一致意见时，由承办部门负责人召集相关人员讨论解决。

第十九条 凡涉及以下事项的合同，均属重大合同，都必须经过校长办公会或学校党委会议集体审议决策之后，方可进入签订流程：

（一）对外设立产学研合作机构或重大项目的；

（二）开展对外合作办学重大项目的；

（三）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；

（四）合同涉及“三重一大”事项的；

（五）其他法律关系较为复杂、合同标的金额较大或对学校利益有重大影响的合同。

第二十条 学校对外签署经济类合同的审批流程与权限

（一）已列入学校年度财务预算的项目

1.合同金额在100万元及以上，须经党委会审定通过后，由校长签署；

2.合同金额在20万元及以上，100万元以下，须经校长办公会审定通过后，可以由校长授权分管校领导签署；

3.合同金额在2万元及以上，20万元以下，可以由校长审定后授权部门负责人（或科研项目负责人）签署；

4.合同金额在2万元以下的，可以由分管校领导审定后，由校长授权部门负责人（或科研项目负责人）签署。

为了便于实际操作，凡列入上述由分管校领导、部门负责人（科研项目负责人）签署权限的合同，校长不再单独授权，以本办法确定的权限执行。其他人员签署，需依据授权委托书（附件1）取得授权。

（二）未列入学校年度财务预算的项目

需按预算管理有关规定办理调整追加方案，经学校审批后才能对外签署合同。签署权限按上述第（一）项执行。

第二十一条 政府采购限额标准以下（标准根据每年市财局发文为准）的所有政府采购合同协议书（简称“电子卖场合同”），必须由部门负责人签署。

第二十二条 非经济类合同由项目承办部门，项目归口管理部门和党政办公室审核，若项目承办部门和归口管理部门为同一部门的，需同时报分管校领导审批。

学校对外签署非经济类合同，由校长授权部门行政负责人（或项目承办人）签署。

第二十三条 合同签订应当使用“湖南铁路科技职业技术学院合同专用章”，有特殊需求的可以使用学校公章，单份合同文本两页以上的须加盖“骑缝章”。合同用章应严格按授权范围，经审批后由党政办公室集中管理使用。承办部门须要提供完整的合同审批表、合同原件等相关原始资料。

第二十四条 如遇不可抗力等紧急情况，进行抢修、抢救而必须立即签订合同的，可适当简化手续。由校长授权相关人员签订，实行事后报告制度；不能立即签订的，应事先报告分管校领导或校长，获批后可先行实施，事后补签。

第二十五条 涉密项目在涉密期内不宜办理合同审批和签署事宜的，可先执行，于涉密期结束后3个月内补办合同审批和签署事宜。

第四章  合同的履行、存档及监督

第二十六条 合同生效后，承办部门应当遵循诚实信用 的原则全面履行合同义务，及时了解合同相对方履行合同义 务的情况，对合同履行进行监督并保存好合同履行中所产生的有关资料。合同履行完毕后，承办部门应当将合同履行期间所有与合同有关的正式合同文书、资料（包括合同有关的补充协议、会议纪要、传真、合同台账等）整理归档成册，按每年度成批移交党政办公室存档。

第二十七条 项目承办部门和项目经办人应对合同的真实性负责，项目承办部门为合同执行人应保证合同的正常履行。若合同履行过程中，因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或提前终止的，项目承办部门应及时通知计划财务处和党政办公室，并按规定的合同审批权限和程序再报批。

变更或终止的合同文本办理相关签署、盖章手续后，作为原合同的补充合同一起存档。能证明双方函电往来内容的凭证需归档存查。

第二十八条 审计处对学校订立的合同及合同管理工作进行监督和检查。要加强对合同履行的动态监督，对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理，发现问题及时处置。

第五章  纠纷的解决

第二十九条 合同在履行过程中如发生纠纷，项目承办部门、归口管理部门应及时处理。处理时应先协商，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议，并认真执行。不能协商解决或者经协商不能达成一致的，应当及时书面报告党政办公室，并及时向分管校领导或校长汇报，以确保在法定的诉讼期内，向人民法院起诉或应诉，或根据合同的约定，向合同仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料交党政办公室存档。

第三十条 合同出现纠纷时，项目承办部门和各有关部门应当注意证据的收集和保全，并应主动、及时地向学校提供全面、完整的资料，不得故意隐瞒或遗漏。

第三十一条 重大合同纠纷可根据实际情况请示校长聘请律师或者法律顾问协助处理法律纠纷。

第三十二条 法律纠纷涉及诉讼或仲裁的，校长可以签署授权委托书委托学校相关工作人员或律师参加诉讼或仲裁。

第六章  责任追究

第三十三条 学校各部门在代表学校与外单位签订合同过程中，必须按照本办法规定的程序和要求进行办理。任何部门和个人不得擅自以学校名义对外签订合同。否则，造成经济损失或其他损失的，学校将依照有关规定追究该部门直接相关责任人（当事人）的行政或经济责任，触犯法律的，将依法追究法律责任。

第三十四条 相关人员在签订、履行合同中必须按规定程序严格履行岗位职责，若有失职、渎职或以权谋私，损害学校利益的，学校将依照有关规定追究其责任，触犯法律的，将依法追究其法律责任。

第三十五条 各相关部门在学校处理法律纠纷的过程中消极应对、不及时汇报或不及时提供必要支持，给学校造成损失的，学校依据有关规定追究当事人的经济、纪律和法律责任。

第七章  附则

第三十六条 本办法未尽事宜按国家法律法规、上级文件执行。

第三十七条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行，原《湖南铁路科技职业技术学院经济合同审核管理办法》（铁科职院〔2011〕11号）即行废止。

附件：1.授权委托书

2.湖南铁路科技职业技术学院经济类合同审批表

3.湖南铁路科技职业技术学院非经济类合同审批表

4.湖南铁路科技职业技术学院合同管理流程图

5.湖南铁路科技职业技术学院合同管理风险点及主要防控措施一览表

附件1

授权委托书

委托单位：湖南铁路科技职业技术学院

办公地址：湖南省株洲市云龙示范区职教大学城智慧路1号

法定代表人：              职务：      

受委托人姓名：            性别：        职务：

身份证号码：

工作部门（单位） 电话： 现委托上列受委托人在我单位与对方 就 事项洽谈、签订合同（或协议）过程中作为我方代理人，代理人的权 限为以下第 种授权方式。

1、 一般授权：参加谈判，草拟合同（或协议）条款、内容；

2、 特别授权：代表委托单位签订合同（或协议）。

本委托书有效期自 年    月    日起至 年    月    日止。

注：受委托人为签订和履行合同（或协议）第一责任人。

委托单位（盖章）：湖南铁路科技职业技术学院

法定代表人（签字）：

年   月   日

附件2

湖南铁路科技职业技术学院经济类合同审批表

说明：①金额2万以下，审批至分管校领导；②金额2万元及以上，20万元以下，审批至校长；③金额20万元及以上，100万元以下，须经校长办公会审定通过；④金额100万及以上须经党委会审定通过。

附件3

湖南铁路科技职业技术学院非经济类合同审批表

说明：若项目部门和归口管理部门为同一部门的，需同时报分管校领导审批。

附件4  湖南铁路科技职业技术学院合同管理流程图

合同流程图

附件5        湖南铁路科技职业技术学院合同管理风险点及主要防控措施一览表